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疫情改變傳統辦公空間與模式 成企業一大挑戰

  •  2021-08-18
  •  陳昱均

(陳昱均/綜合報導)全球過去一年多在COVID-19疫情籠罩下,大大改變上班族原本生活及工作模式,甚至工作場所也從辦公室被迫移到家裡。高力國際先前發布的「新世代辦公型態報告」中,觀察到新冠疫情加速了辦公室生態的進化,使得辦公型態改變的時機提早來到,也認為越來越多企業能接受或開始思考辦公室由過去一人一位的傳統辦公模式,邁入沒有固定座位的彈性辦公室階段,因此高力國際嘗試用5E模式,來定義下一世代的辦公模式。

圖/2020年開始,因疫情蔓延的關係,許多企業採行居家辦公。高力國際提供

2020年開始,因疫情蔓延的關係,許多企業採行居家辦公,企業的上班、管理及決策模式都隨之改變,因此高力國際分別在2020年3月及12月做了滾動式問卷調查。以亞太區為例,逾6成受訪者認為居家辦公讓他們在工作與生活上取得更好的平衡,更有逾7成受訪者認為在家辦公效率不比在辦公室差、反而更好;而屬於管理階層的受訪者中,有65%也表示,居家辦公並不影響團隊的生產力。

隨著全球疫情反覆未解,高力國際也發現到比較兩次不同時點的調查,仍想要保有居家辦公彈性的比例,由3月份的77%增加到12月份的87%,這也突顯了疫情反覆與時間讓人們的思維與行為隨之改變;以天數來看,每周居家辦公2-3天則是員工最普遍的選擇,同時台灣因先前的疫情爆發、進入三級警戒,混合型辦公模式(Hybird workspace)也再度引起廣泛討論。

高力國際研究部董事梁儀盈認為,居家辦公趨勢勢必將影響傳統辦公空間需求,調查中也指出,在歐美許多通勤時間較長的城市,許多企業仍維持每周2-3天的居家辦公政策,也讓企業減租來節省租金成本,而來精進數位及科技能力;由於採Activity-based Workplace (ABW) 概念設計成的辦公空間,強調辦公、團隊合作及其他功能,為了讓空間使用更為靈活,勢必要捨棄傳統每人固定座位,而採彈性辦公桌設計。

圖/採Activity-based Workplace (ABW) 概念設計成的辦公空間,強調辦公、團隊合作及其他功能,捨棄傳統每人固定座位,而採彈性辦公桌設計。高力國際提供

梁儀盈進一步提到,產業別、年齡層、工作職位都會影響到受訪者對於這類彈性辦公空間設計的偏好,以此篇調查報告來說,發現20-30歲的受訪者是最能接受居家辦公與彈性辦公室設計的一群,並且他們也認為捨棄這種傳統辦公空間及固定座位,改為隨時隨地靈活辦公,反而更有機會激盪出創造力。

圖/20-30歲是最能接受居家辦公與彈性辦公室設計的一群,認為捨棄這種傳統辦公空間及固定座位,改為隨時隨地靈活辦公,反而更有機會激盪出創造力。高力國際提供

當然,居家辦公雖廣為討論,但勢必也會遇到一些挑戰,高力國際董事總經理劉學龍指出,在家遠端工作的幾個挑戰,最大的就是無法明確區隔辦公及生活空間,不自覺會拉長線上工作的時間,其次則是家庭成員的干擾、無線網路及電腦設備、工作環境的桌椅舒適度、以及文件印刷等等;也因此,劉學龍表示,國內外越來越多的開發商因應這種疫情下居家辦公的趨勢,更注重居家空間規劃與工作隱私,配置有多功能獨立空間及隔音設備成為住宅的一項重要設計,「居家彈性辦公雖然越來越多人,但企業也是要注意長期連續的居家辦公是否可能會造成心態疲乏、缺少員工之間互動、向心力降低,都需要更長期的觀察」。

在這種居家+公司的混合型辦公模式下,高力國際嘗試用5E模式,來定義下一世代的辦公模式,所謂的5E包括體驗(Experience)、試驗(Experiment)、教育(Education)、包容(Embrace)以及授權(Empower)等。體驗指的是讓客戶及員工都享有無縫接軌的線上線下工作體驗;試驗是要讓遠端及公司的工作模式找到平衡,並試著讓工作的場域更符合各項功能需求;教育指的是透過不斷的溝通及意見回饋,讓管理階層學習到不同的管理模式;包容是要讓公司鼓勵員工適時改變,並且績效評核也跟著調整;授權指的是公司支持員工有自律且彈性的工作效率。

最後,劉學龍認為疫情是對企業的一項體檢,包括空間使用與人員配置的效率,除了實體空間設計將更為靈活外,單一據點上班已非唯一選項,多點就近上班已成為可能,這些都勢必影響企業對於空間租賃的需求,連動影響租金上漲動能。

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