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整理包/疫情助長遠端作業興起 3個數位工具Get起來!

  •  2020-04-16
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引新聞INNEWS 記者李旻薇/整理報導

新冠肺炎延燒至今,許多企業因擔心多人上班可能導致群聚感染,紛紛開始分流上班甚至出現遠端工作。不過在此疫情之前,遠距工作在國外早已風行數年,2019年9月哈佛一份研究報告顯示,當員工有權利選擇自己在哪作業,比起定時定點的辦公空間,效率提升 4.4 % 的效率。然而,這 4.4 % 的效率,則為美國的經濟帶來 13 億美元。

圖/截自Unsplash

哪些又是遠距工作的必備線上工具?精選出以下3種:

線上會議 Zoom

大家耳熟能詳的線上會議工具ZOOM, 許多遠距教學甚至線上課程都使用此程式,其中最方便的點在於只要擁有連結的人都可以加入會議,無須額外申請帳號,且可銜接桌機及手機,兩種都能順暢「共享畫面」。目前免費版最高可支援 10 人,且一次僅能進行 40 分鐘,便會自動斷線。進階版最高支援兩百人、大型商務方案一次最高三千人,上述兩者皆無時間限制。

不過ZOOM日前因資安疑似出現破口,數萬筆客戶資料在暗網兜售導致股票大跌,專家建議密碼必須時常更換,甚至是分享出去的視訊連結也必須加設密碼以防有心人士亂入。

資料協作Google Online Suite

工作上常常一份資料必續丟來丟去來回修改,在辦公室裡可以透過口頭,不同空間可能透過mail,但都不是太有效率。在大家需要編輯許多檔案,並來回傳送給同事時,可以一起參與同份檔案資料即時編輯文件、簡報和試算表,省下傳送時間增加效率,並透過版本記錄追蹤所有變更內容。同時,建立群組日曆、使用共用雲端硬碟整理檔案,並發起最多可容納 150 位參與者的群組通訊,讓所有團隊成員隨時掌握最新動態。

追蹤進度Trello

利用清楚簡潔的「區塊」任務類別作為協作任務管理工具,用來分配及追蹤,而這些區塊則可以用拖拉的方式,簡單輕鬆的更新任務狀態。Trello 的協作功能也能幫助團隊管理專案任務,或是檢視每人的工作狀況。主管或專案負責人能將任務分配給不同的員工,在各人的板塊中員工能自行更新工作進度。此外,也能檢視更新時間,讓團隊即使不在一個辦公室,也能一目瞭然專案進度。

 

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