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企業打造高績效團隊 你需要知道的五個原則

  •  2021-06-22
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圖/禾澄企管顧問提供

原文已授權,作者:禾澄企管顧問有限公司

可能是工作內容的關係,在我的生活中,時常在很多不同大小的組織中穿梭,當然包括我也是身在不同的組織之中。

在這些組織中,很多人都會說「我們是一個團隊」,小到2個人大到上百、上千、上萬人不等,都可以稱之為「團隊」。比較有趣的是,有為數不少的成員,似乎不認為自己所處的是一個「團隊」,反而覺得是一群人聚在一起而已(我們稱之為「團夥」)。

為什麼會去談到這個主題呢?主要是組織成員會抱怨,位處權利中心的人,會以「我們是團隊」來要求自己一定要配合做什麼事情,讓他覺得很不舒服。

我說,組織本來就有其固定的規範,遵守是剛好而已呀,這有什麼好不開心的呢?

了解後才知道,原來,會有這樣感受的成員,就是不認為自己所處的組織是一個真正的「團隊」。這個組織並沒有得到自己真正的認同,不認為有共同的價值觀、也缺乏有共識的做事方式,難怪會覺得遵守規範是不舒服的。

接下來的內容就來跟大家分享,如何判斷自己現在所處的組織,到底是「團隊」還是「團夥」?

是否為「團隊」很重要嗎?

是的,好好的沒事幹麻要建團隊呢?

我很常聽到老闆跟我說:『交辦給員工的事都做不好,還要教他,來來回回的時間,我自己來早就做好了,為何還需要他的存在?』

的確,如果只是要做自己擅長的事情,而且這些事是在自己的時間能力內就能完成的,完全不需要再有第二個以上的人來插手,反而簡單快速效率高。

但現實狀況是,之所以會有組織的存在,就一定是有一個目標要達成,不論此目標是短線或長線,只要有一個目標存在,就需要拆解任務,制定工作流程,不同技能的分工……等,專案管理需要做的事情。

是否需要團隊就取決於發起人(通常是領導人)的需求,如同海賊王中的領導魯夫先生,為了要邁向偉大航道,途中陸續吸引有共同理念的人一起打拼。

所以我們再問,是否為「團隊」重要嗎?
取決於組織「領導人」是否有明確的方向目標要去達成。

而現在身處在組織中的「成員」,就要看自己的目標,是否有與領導人的目標一致。或是組織在前進的過程中,是否有符合自己現況的需求,若有,身為組織成員的一份子,這個組織對你而言是否為「團隊」就非常重要了。

判斷是否能稱為「團隊」的5P原則

在管理學中最常談論團隊的「5P」原則,分別如下:

1. 人(People):
2人以上即可組隊。

2. 定位(Place):
我們這個組織存在的意義、目的、與其他同類型組織有何差異?或是我們要服務哪一群人?為了哪些群體而存在,要為他們解決什麼問題?

3. 目標(Purpose):
要是90%成員都能認可的,且這個目標需要符合S.M.A.R.T原則,才算是真的目標。反之,每個成員都只是為了各自不同的利益而存在這個組織中。

4. 計劃(Plan):
要符合目標做出合理的制定,且這些計劃必須全員都有參與到,而非單向指派任務,計劃的制定可參考最近很流行的O.K.R或O.G.S.M書藉。

5. 職權(Power):
就是目標計劃及行動步驟,設定完成後的任務分工,以及落實到每個人身上的KPI有哪些等等。

 

接下來我試著用一個寓言故事來理解這五個原則。

一日,夜深人靜,鎖叫醒了鑰匙並對鑰匙埋怨道:「我每天辛辛苦苦為主人看守家門,而主人喜歡的卻是你,總是每天把你帶在身邊,真羡慕你啊!」

而鑰匙也不滿地說:「你每天待在家裏,舒舒服服的,多安逸啊!我每天跟著主人,日曬雨淋的,多辛苦啊!我真的厭倦了,我更羡慕的是你!」

有一天,鑰匙也想過一過鎖那種安逸的生活,於是把自己偷偷藏了起來。

主人出門後回家,遍尋不著開鎖的鑰匙,一番折騰後,主人氣急之下,把鎖給砸了,換了一套新的門鎖,並順手把舊的鎖扔進了垃圾堆裏。

主人進屋後,找到了那把鑰匙,氣憤地說:「鎖也砸了,現在留著你還有什麼用呢?」說完,把鑰匙也扔進了垃圾堆裏。

寓言故事說完了,各位有什麼感想呢?或許可以試著用上面所說的5P來套用看看。

第一個P,人,有了;第二定位,很清楚就是為主人服務,只是最後有人的行為違反了定位;第三目標,沒看到;第四計劃,沒有;第五職權,他們有明確的分工。但就是少了二三四個原則,這個組織就瓦解了。

如果,用這五個原則,來反觀自己目前身處的組織呢?來幫自己身處的組織做個評分吧。

運用5P,提升團隊協作效能

相信核對之後一定有兩種結果,有符合,跟沒符合。

若有的話,恭喜!你身處在一個成熟且能稱之為「團隊」的組織。

若沒有的話,該怎辦呢?

如果你是組織領導人,相對比較簡單,就依照這五個原則依順序將其建構起來,建構的過程中,遇到障礙的話,就趕緊求救專家把障礙給破除(可參考禾澄企管問題分析解決的顧問輔導)。

但如果你是非權利核心的成員,就要從5P原則的234,分別為「定位」「目標」「計劃」這三件事來著手,去檢視你自己個人的這三件事,與現有組織的234是否有交集?

若是有交集的,只是這五件事做的不夠清楚或不夠細緻的話,可以向領導人及核心團隊提出改善建議,並且表示對團隊的支持,因為個人的方向與團隊是一致的。

若個人與團隊的方向比對後,交集程度非常的低,那你很可能一開始就入錯組織了,未來在尋找組織加入時,建議多花一些時間,用本文中所提到的原則來檢視,如此可更有效率的達成自己想要的目標。

定期檢視,隨時校正

最後,有個小提醒,很多人會認為大多數是「人」的問題,人對了事情就對了,人放的位置對了事情就對了,這個觀點我個人持保留態度。需要建立「團隊」的目的,最終還是要創造「績效」(此績效內容依不同功能組織會有所不同),組織要能長久經營的話,定期用本文的5P來進行自我檢視,隨時對組織進行調校動作,可讓組織經營的更加順暢。

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